보고서의 신 -생각과 자료를 완벽하게 정리하는-

▣ 출판사서평

자료는 넘쳐나는데 도대체 왜 쓸 수 없을까?
자료부터 찾으면 하수, 생각부터 정리하면 고수

보고서, 왜 누구에겐 스트레스고 누구에겐 필살기인가

직장인에게 보고서는 스트레스다. 한국생산성본부가 직장인 473명을 대상으로 조사한 바에 따르면, 전체 업무 시간의 절반을 자료수집과 문서작성에 투입하고, 평균 월 3개 이상, 각 5페이지 이상의 문서를 작성한다(2013년). 그렇게 쓰고 그리고 고치고 지우며 밤 새워 작성해 올리지만 칭찬 한마디 듣기 쉽지 않다. “근거는 뭔가?” “그래서 결론은?” “지금 몇 년차지?”

피하고 싶은 골칫거리 보고서지만 어떤 직장인에게는 고마운 필살기가 되기도 한다. 보고서 덕분에 능력도 인정받고 승진까지 보장받는 등 경력에 큰 도움을 받는다. 뭘 보고 배웠는지, 도대체 어떻게 쓰는지 궁금하다.

『보고서의 신』을 쓴 박경수 저자는 국내의 내로라하는 컨설팅 회사들에서 일하며 보고서 작성의 고수가 된 직장인이다. 업무와 관련한 보고서 작성뿐 아니라 사내 보고서 작성법 강의와 각종 공모전 수상, 그리고 책을 쓰는 작가까지, 보고서 하나로 능력을 인정받았다. 그는 수많은 보고서를 읽고 쓰면서 보고서 작성이 단지 텍스트와 숫자, 이미지를 나열하는 일이 아닌 ‘생각을 체계화하는 일’임을 깨달았다. 그리고 이러한 깨달음을 토대로 보고서 작성의 4단계, 즉 생각하기, 프레임 설정하기, 작성하기, 전달하기의 방법과 핵심을 이 책에 담았다.

‘생각하기’부터 ‘전달하기’까지 보고서 작성 4단계 프로세스

저자는 보고서 작성법에 앞서 근거불확실, 방향상실, 횡설수설, 실행부족, 그림퍼즐, 기본기부족 등 피해야 할 보고서 유형들에 대해 설명한다. 이처럼 보고서가 엉망이 되는 가장 큰 이유는 보고서 작성을 지시받으면 어떻게 쓸 것인가보다 자료가 어디에 있을까부터 생각하기 때문이다. 이렇게 쓰면 근거도, 방향도 없고, 장황하기만 할 뿐 보고서를 보고 나서 도대체 뭘 해야 할지 몰라 난감해진다.

그래서 저자는 보고자 작성에서 가장 먼저 해야 할 일이 ‘생각하기’라고 강조한다. 어떻게 쓸 것인지에 관한 프로세스를 머릿속에 그려보고, 상사의 숨은 의도를 파악해야 한다. 가설을 설정하는 작업도 중요하다. 이 과정에서 로지컬 씽킹을 통해 생각을 논리적으로 구체화하고 해당 자료를 수집 및 정리한다.

그다음 단계는 ‘프레임 설정하기’다. SCQ(상황, 문제, 질문)를 활용하여 핵심질문을 도출하고, 스토리라인과 스토리보드를 만든다. 피라미드 구조를 통해 논리적인 프레임을 설정하도록 한다.

‘작성하기’ 단계에서는 수집한 자료를 스토리라인과 결합하고, 사실을 기반으로 메시지를 도출하는 과정이다. 이때는 신경 써야 할 게 많다. 한 장의 슬라이드에 하나의 메시지를 담고, 모호한 표현은 쓰지 않으며, 수치와 이미지도 적극 활용하여 시각화한다.

마지막으로 ‘전달하기’ 단계에서는 보고 시 주의할 점에 대해 설명한다. TPO(시간, 장소, 상황)를 고려하고, 요약본을 활용하며, 예상질문 리스트를 만든다. 보고 전에 엘리베이터 스피치를 통해 연습해보는 것도 큰 도움이 된다.

잘 쓴 보고서에는 ‘논리적이고 차별화된 생각’이 있다

보고서는 백과사전이 아니다. 무작정 자료를 모아 일목요연하게 구성한다고 해서 보고서가 되는 것은 아니다. 동일한 소재, 동일한 자료를 가지고 작성하지만 동일한 보고서가 나오지 않듯이, 보고서에는 작성자의 생각이 들어갈 수밖에 없다. 이 ‘생각’으로 상사를 설득할 수 있느냐 없느냐에 따라 보고서는 스트레스가 되기도 하고 필살기가 되기도 한다.

잘 쓴 보고서는 작성자의 생각이 논리적이다. 논리가 탄탄하므로 도입부터 결론까지 스토리가 막힘없다. 저자는 문서 작성 기술에 집중하기보다 ‘나의 생각’이 논리적으로 탄탄해질 수 있도록 로지컬 씽킹의 다양한 기법들을 설명해준다. 또한 보고서는 생각이 차별적이어야 한다. 누구나 할 수 있는 문제제기와 빤한 결론을 내놓는다면 실행으로 이어지는 데 힘이 실릴 수 없다.

신입이든 고참이든 직장인은 보고서로 자신의 능력을 말한다. 보고서 작성을 지시받으면 어떻게 써야 할지 몰라 ‘멘붕’이 오는 신입사원, 야근과 밤샘 걱정에 ‘두통’이 몰려오는 만년과장 모두에게 이 책은 자신감을 갖게 해줄 수 것이다.

▣ 작가 소개

저자 : 박경수
중앙대학교 글로벌인적자원개발대학원과 카이스트 미래전략대학원을 졸업했다. 한국능률협회컨설팅과 삼성그룹 계열사인 오픈타이드코리아 등에서 전략, 영업, 마케팅 등의 경영 컨설팅을 수행했다. KT경제경영연구소에서는 경영 컨설팅 경험을 바탕으로 사내 프로젝트 수행 및 프로젝트 코칭을 하며 전략수립방법론, 전략적 문제해결, 보고서 작성 등을 교육했다.
또한 경북 PRIDE 상품 마케팅경진대회(최우수상), ‘좋은 연구 시민 공모’ 연구 아이디어 제안(우수상), 스포츠산업 진흥 아이디어 공모전(장려상), Knowledge Report 공모전(장려상), 희망드림 근로복지넷 아이디어 공모전(장려상) 등 다수의 공모전에 참여해 수상했다.
경영 컨설팅과 여러 공모전을 통해 어떻게 보고서를 만드느냐에 따라 성과가 달라질 수 있으며, 보고서 작성이 단지 숫자, 텍스트, 이미지를 나열하는 일이 아닌 ‘생각을 체계화하는 일’이라는 것을 절실히 깨달았다. 생각하기, 프레임 설정하기, 작성하기, 전달하기라는 보고서 작성 4단계 프로세스를 순차적으로 설명한 이 책은 이러한 깨달음을 바탕으로 지금까지 직장생활에서 수백 개의 보고서를 보고 수천 장의 보고서를 작성하... 면서 나름의 노하우를 익힌 결과물이다.
지은 책으로 직장인의 비즈니스 스킬 향상을 위한 『지금 당장 기획공부 시작하라』 『기획은 퍼즐이다』와 최신 IT 트렌드를 다룬 『사물인터넷 전쟁』(공저)이 있다.

▣ 주요 목차

프롤로그 생각 없이 쓰는 보고서는 이제 그만!

1장 미로 같은 머릿속, 정글 같은 자료들
직장인의 가장 큰 골칫거리
알맹이는 없고 내용만 장황하군!
잘못된 보고서의 6가지 유형
보고서 작성의 5가지 기본 요소
Action Note 나의 보고서 작성 수준은?

2장 생각하기 THINKING
프로세스를 머릿속에 떠올려라
상사의 숨은 의도를 파악하라
예상되는 답을 먼저 생각하라
전략적으로 자료를 수집하고 활용하라
MECE를 통해 사고의 기본을 이해하라
로직트리로 생각을 구체화하라
5W3H를 활용해 보고서의 기본을 다져라
Action Note 대형마트 선정 로직트리 작성하기

3장 프레임 설정하기 FRAMING
SCQ로 핵심질문을 도출하라
보고서의 틀을 위한 스토리라인
보고서의 틀을 구체화하는 스토리보드
피라미드 구조를 활용하라
Action Note 유기농식품 개발 피라미드 구조 작성하기

4장 작성하기 WRITING
수집한 자료를 스토리라인과 결합하라
사실을 기반으로 메시지를 도출하라
한 장의 슬라이드에 하나의 메시지를 담아라
모호한 표현으로 핵심을 흔들지 마라
문장은 짧게, 용어는 쉽게 써라
최대한 수치화하라
과도한 텍스트보다 차트나 도형을 활용하라
디테일로 완결성을 높여라
Action Note 스마트홈 시장 One Slide 작성하기

5장 전달하기 DELIVERING
TPO를 고려해 내용을 전달하라
1페이지 보고서로 상사의 마음을 사로잡아라
예상질문 리스트를 만들어 대응하라
엘리베이터 스피치로 전달력을 높여라
Action Note TPO 관점에서 신규상품 제안서 발표 생각하기

6장 나만의 차별화한 보고서를 써라
상대방이 듣고자 하는 것〓내가 말하고자 하는 것
나만의 관점과 콘셉트로 차별화하라
다독다작을 통한 나만의 보고서 작성 훈련법
Action Note 나만의 보고서 작성 훈련법 적어보기

에필로그 보고서 작성의 최종 관문은 ‘나만의 관점 설정’
참고 문헌
보고서 샘플 1 한옥체험마을 - “태교여행” 관광상품 및 체험프로그램 개발
보고서 샘플 2 커피전문점과의 Collaboration을 통한 Space Marketing